Planlæg i denne rækkefølge: først hvor mange der skal sove i huset, og hvor mange der skal sidde til bords på samme tid. Derefter maden, så drikkevarerne, og til sidst hvad I skal leje eller låne ud over det, huset allerede har. Tjek lejeaftalen for, hvor mange personer huset må rumme, før I inviterer. Beslut tidligt, hvem der kører, og sørg for, at de har noget godt og alkoholfrit at drikke. Er I i tvivl om, hvad lejeaftalen tillader, så spørg udlejer skriftligt.
Start med tal på gæsterne
Skriv en liste over alle, der kommer, og del den i tre grupper: overnattende, dagsgæster og børn. Skriv også, hvem der kører hjem om aftenen. Listen styrer alt det følgende.
Læs lejeaftalen, før listen bliver endelig. Hvor mange der må overnatte, og om der gælder særlige regler for besøgende eller fester, står i udlejerens vilkår for netop jeres hus. Spørg skriftligt, hvis aftalen er uklar. Hvad man typisk skal kigge efter i vilkårene, står i guiden om booking og vilkår.
Fordel sovepladserne
Tæl husets faste senge, og find ud af, hvad der er dyner, puder og betræk til. Spørg, om huset har ekstra madrasser, tillægssenge eller en sovesofa, og om sengetøj er med i lejen eller skal medbringes. Fordel så pladserne:
- Ældre og gæster med dårlig ryg eller dårlige knæ får de rigtige senge, helst tæt på badeværelset.
- Småbørn sover tæt på forældrene.
- Større børn og unge kan ofte tage en madras på gulvet, hvis der er plads til det.
- Dem, der bor tæt på, kan sove hjemme eller et andet sted og komme som dagsgæster.
Husk badeværelset. Tænk over, hvor mange der realistisk kan nå at blive klar om morgenen, og læg en simpel rækkefølge, hvis der kun er ét bad.
Borde og siddepladser: tæl dem, og mål dem
Gå rundt i huset og tæl stole, bænke og pladser ved spisebordet. Gør det samme på terrassen. Mål selv bordenes længde med et målebånd, og regn med, at hver gæst skal have plads til tallerken, glas og albuer. Hvis pladsen er knap, er et langt smalt bord ofte bedre end flere små, fordi samtalen bliver samlet.
Planlæg ud fra det dårligste vejr. Hvis det regner, skal alle kunne sidde indenfor, eller I skal have et overdækket sted, der tåler vind. Bær ikke borde ud, før I har tænkt over underlaget: Græs og grus kan gøre klapborde ustabile. Tænk også over, hvor langt der er at bære mad og service, hvis bordet står et stykke fra køkkenet. Planlæg i samme omgang, hvad børnene skal lave, mens de voksne spiser. En plan for regnvejr findes i guiden om regnvejrsdage.
Maden: tænk i køl, kogeplads og servering
Tjek, hvor stort køleskabet er, og hvor mange kogeplader der er, før I vælger menu. Retter, der kan laves i forvejen og serveres kolde eller lune, er lettest ved mange gæster. Det samme gælder retter fra grillen, hvis der er plads til at stå flere ved den.
Regn mængderne ud sådan: Tæl måltiderne, I skal servere. Gang med antallet af voksne, og tæl børnene som en mindre del. Læg et lille overskud oveni, men ikke så stort, at I ikke kan have det i køleskabet. Mængder pr. person afhænger af retten og gæsterne, så spørg dem, der kender gæsterne, i stedet for at gætte. Indkøbet kan med fordel deles i to runder, som beskrevet i guiden om madplan og indkøb.
Ved udendørs spisning i varmen anbefaler Fødevarestyrelsen, at maden står i skyggen, at kolde retter som laks og pålæg først sættes på bordet lige inden spisning, at varme retter serveres rygende varme, og at rester hurtigt kommer på køl. Det betyder i praksis, at I skal have køleplads til rester, og at I ikke stiller en hel buffet i solen.
Drikkevarer til børn, voksne og dem, der skal køre
Lav tre lister: børn, voksne der drikker alkohol, og voksne der ikke gør. Det giver et mere ærligt billede end ét samlet antal.
Patienthåndbogen på sundhed.dk skriver, at børn, unge og gravide ikke bør drikke alkohol. Sørg derfor for, at der er noget godt i glasset til dem. Det kan være saft, vand med frugt eller alkoholfri varianter, så ingen sidder med et kedeligt glas.
Chaufførerne skal også kunne vælge noget, der smager af noget. Ifølge færdselsloven (§ 53) straffes man for spirituskørsel, når alkoholkoncentrationen i blodet under eller efter kørslen overstiger 0,50 promille. For almindelig bil gælder 0,20 promille inden for de første 3 år efter, at man første gang fik ret til at føre almindelig bil. Man kan også straffes for spirituskørsel, hvis man har drukket så meget, at man ikke kan føre bilen på betryggende måde. Den sikreste plan er derfor, at den, der kører, slet ikke drikker alkohol. Alternativt kan gæster overnatte, eller I kan aftale en anden hjemtur. Læs selv lovteksten, hvis der er tvivl.
Til selve indkøbet: Spørg en forhandler af drikkevarer, om I kan returnere uåbnede kasser, og om der er pant. Tænk også på køleplads. En fest med mange flasker kan kræve store spande med is, køletasker eller et lånt ekstra køleskab, ikke kun husets eget.
Et eksempel på regnestykket
Eksemplet er sitets eget, og tallene er opdigtede. Det viser fremgangsmåden, ikke hvad I selv skal bruge.
- En rund fødselsdag med 16 personer: 12 voksne og 4 børn. Seks overnatter i huset, ti kommer som dagsgæster.
- Huset har seks sovepladser, så alle overnattende er dækket. Dagsgæsterne sover hjemme.
- Huset har otte siddepladser ved spisebordet. Der mangler dermed otte siddepladser. Løsningen er to lånte klapborde og otte stole fra familien, så alle kan sidde sammen på terrassen. Hvis det regner, rykker de ind i stuen.
- Tre voksne kører hjem. Det efterlader ni voksne, der måske drikker alkohol. De tre chauffører og de fire børn er syv personer, der skal bruge alkoholfrit.
- Eksemplet antager tre drikke pr. person i løbet af festen. Det giver 16 × 3 = 48 drikke i alt. Antagelsen er opdigtet og ikke en anbefaling. Mindst 21 af dem (7 × 3) skal være alkoholfrie, og vand og alkoholfrie drikke skal også stå fremme til de ni andre voksne.
- I eksemplet er der kun plads til en del af drikkevarerne i husets køleskab, når maden også skal stå der. Resten skal i køletasker eller en spand med is.
Hvad kan lånes eller lejes, og hvad har huset?
Start med husets inventar: tallerkener, glas, bestik, gryder, grill, stole og havemøbler. Spørg udlejeren, hvis listen ikke er tydelig. Kig også efter, om opvaskemaskinen er stor nok til en hel fest.
Det, I mangler, kan I låne hos familie og venner eller leje. Når I beder om tilbud, så spørg om:
- Samlet pris inklusive levering, afhentning og eventuelt depositum. Priser varierer, så få dem skriftligt.
- Hvornår tingene leveres, og hvornår de hentes. Passer det med ankomst og afrejse i huset?
- Om udstyret skal vaskes op eller rengøres, før det returneres.
- Om bilen kan komme helt hen til huset, eller om der er en privat vej, en bom eller en sti.
- Hvem der opstiller og tager ned, og hvad der sker, hvis det blæser.
- Om telte må sættes op på grunden, og om huset har regler for pløkke eller belastning. Spørg udlejeren først.
At låne koster som regel ingenting, men kræver, at I selv kan transportere tingene. At leje er enklere, men kræver, at I kender behovet nøje. Kan I klare jer med husets egne ting og lidt omtanke, er det det nemmeste.
Det her dækker guiden ikke
Guiden giver ingen faste mængdeangivelser, priser eller anbefalinger af leverandører. Den kender ikke jeres hus. Husets regler om gæster, støj og telte afgøres af udlejer, og er der tvivl, må I spørge. Har gæster allergier, sygdomme eller særlige behov, skal I spørge dem selv eller en læge. Har I behov for juridisk rådgivning om lejeaftalen, kan I kontakte en forbrugerorganisation eller en jurist. Spørgsmål om alkohol, kørsel og straf kan afklares hos politiet eller i lovteksten.
Brug tjeklisten til sommerhusugen til resten af forberedelserne. Den dækker bookingen, ankomsten, ugen og afrejsen. Flere guider om ugen i huset finder I på oversigten Ugen i huset.
